1. ChatGPTによる議事録作成

1.1. AIの進化とその影響

2022年以降のAIの進化は劇的で、ビジネス界に大きな影響を及ぼしています。

特に注目すべきは自然言語処理（NLP）技術と大規模言語モデル（LLM）の進化で、コンピュータが人間の言葉の意味を把握する能力を持ちました。

この進化によって、単なる業務の効率化だけでなく、アイデアの創発や高品質な情報の提供も可能になり、ビジネスパーソンの生産性向上に寄与しはじめています。

1.2. AIがもたらす議事録作成の変革

議事録作成は重要な情報を記録し共有するために欠かせない業務ですが、一方で時間と手間がかかる作業でもあります。しかし、この議事録作成のプロセスが大きく変革する時が来ています。

AIの進化により、これまで以上に正確に会議の発言をリアルタイムでテキスト化するだけでなく、議論の文脈を把握して重要なポイントを抽出することができます。これにより議事録作成の負担を軽減し、より集中的な議論を可能にします。

1.3. 議事録作成に応用可能なChatGPTの技術的特徴

ChatGPTは大規模言語モデルを基に開発されたAIで、人間の言葉を理解し、適切な応答を生成する能力を持っています。この特性を活用すれば、会議の内容を短時間で分析し、議事録を自動作成することができます。

議論の要点や意思決定の結果など、後から参照するための重要なポイントを整理することも可能です。これにより、議事録作成の精度と効率が飛躍的に向上し、その会議に参加できなかった従業員の内容理解度を高めることができます。

ChatGPTによる議事録作成は、Microsoft TeamsなどのWeb会議ツールを利用してトランスクリプトを作成し、そのテキストをChatGPTに与えることで行うのが基本です。加えてプロンプトを工夫することで、会議の要約やアクションアイテムの抽出、形式的な概要スタイルのメモ作成、および会議のアジェンダ作成などを行うことができます。

2. ChatGPTを活用する議事録作成の具体的な手順

2.1. ChatGPTの基本的な使い方と注意点

ChatGPTは大規模言語モデル（LLM）を活用したAIであり、特定のプロンプトに対して人間が書いたかのような自然なテキストを生成することができます。

目的に応じた適切なプロンプトでChatGPTに指示を与えることで、

• フォーマットに従った文書の整形
• 議論の要約
• 決定事項の抽出
• アクションアイテムの特定

などを自動的に行わせ、議事録作成を大幅に効率化することができます。

ただし、生成された内容にはエラーや不正確な情報が含まれる場合がある点は注意が必要です。必ず、ChatGPTから出力された成果物は、目視でチェックを行うようにしましょう。

2.2. トランスクリプトを活用したChatGPTによる議事録作成

Microsoft Teamsなどの会議ツールを利用して会議のトランスクリプトをダウンロードできると、それまでの議事録作成にかかる所要時間を10分の1以下に短縮することができます。ダウンロードしたトランスクリプトをChatGPTに与えることができるためです。

なお、本記事執筆時点でChatGPTを利用する際のトークン数制限により、日本語で一度に取り扱える文字数は、

• GPT-4で約7,500文字
• GPTt-3.5で約 3,700文字

に限定されています（参考記事：OpenAI 言語モデルで日本語を扱う際のトークン数推定指標）。そのため、30分を超えるような長時間の会議では、各アジェンダごとにトランスクリプトを分割し、トークン数を超えないように加工する必要が出てきます。

2.3. トランスクリプトがない場合のChatGPTによる議事録作成

会議のトランスクリプトがない場合でも、ChatGPTを活用することで議事録作成を行うことが可能です。この場合、会議の内容や発言者を自分で入力し、それをChatGPTに与えることになります。

それなら自分でテキストを入力して議事録を作成した方が早いのでは？と思うかもしれません。しかし、このようなトランスクリプトがないケースでChatGPTを使う利点として、音声入力したテキストを加工する能力に長けている、という点が挙げられます。

つまり、その会議で誰がどのような発言をしていたかを、キーボードを使って入力するのではなく、頭の中で思い出しながら（手元の会議メモを見ながら）音声で取り留めなくインプットしてしまうわけです。

このように音声入力したテキストの特徴として、構造化されておらず読みにくいという欠点がありますが、ここでChatGPTを活用し、音声入力した議事内容の大部分を、自分の手を煩わせることなく整理することが可能になります。

2.4 ChatGPTに議事録を作成させる際のプロンプトの具体例

以下は、ChatGPTに議事録作成を命令する際に活用できる、様々なプロンプトの具体例です。

「この会議のトランスクリプトを要約してください」

「この会議の発言を発言者ごとにグルーピングして表形式に出力してください」

「会議のトランスクリプトの中から、主要なアクションアイテムを特定し、箇条書きに整理してください」

「会議の中で出された主要なアイデアを見出しにして、そのアイデアの概要をメモにまとめてください」

「以下、yyyy年mm月dd日に本社会議室にて開催された、⚪︎⚪︎に関する会議のアジェンダと、そこで交わされた会話内容を音声入力したテキストを提供します。これらをステップバイステップで分析して構造化し、アジェンダごとに整理して、決議内容とアクションアイテムがわかりやすいように抽出された議事録にまとめ直してください」

3. ChatGPTを使った会議運営と議事録作成の効率化

3.1. 会議準備段階でのChatGPTの活用

会議の準備段階では、会議の議題や注目すべき点をまとめるのにChatGPTを活用できます。

例えば、会議の目的や会議終了時に到達したいゴールをChatGPTに入力し、

「この目的・ゴールから、アジェンダとして挙げるべき項目を、箇条書きにまとめてください」

というようにプロンプトで指示します。

3.2. 会議運営におけるChatGPTの活用

会議運営においても、ChatGPTは有効なツールとなります。

具体的には、会議の決議事項に関する行動項目の特定に役立ちます。これには、Microsoft Teamsの会議のトランスクリプトをダウンロードし、そのテキストをコピーしてChatGPTに貼り付けるだけです。そして、

「会議のトランスクリプトから決議内容を特定し、議論の中で出てきたアクションアイテムを洗い出した上で、不足と思う場合にはこれを補充してリスト化してください」

といった具体的な指示をChatGPTに与えると、それに基づいたリストを作成します。

3.3. ChatGPTを活用した議論の要約と整理

ChatGPTは、会議の議論を整理するのにも役立ちます。特に、会議のトランスクリプトを分析し、その結果を自然なテキストで要約する能力を持っています。

ただし、ChatGPTが生成した内容は必ず確認し、エラーや不一致がないか確認することが重要です。さらに、会議のトランスクリプトには余分なテキスト（例えば、挨拶やフィラー）が含まれている場合がありますので、それらを削除してからChatGPTに入力することをお勧めします。

4. ChatGPTによる議事録作成の注意点と対策

4.1. AI音声認識の誤り

AI音声認識の技術は日々進化していますが、依然として完全には信頼できない部分もあります。会議のトランスクリプトをChatGPTに入力する前に、音声認識の誤りがないか確認し訂正する前処理は必須です。

特に、専門用語、人名、地名などは誤認識されることが多くあります。音声認識によって生成されたトランスクリプトは、人間が確認し、必要に応じて修正することが重要です。

4.2. 個人情報および機密情報の取扱い

ChatGPTを使用する際は、個人情報および機密情報の取扱いに特に注意が必要です。

ChatGPTはユーザーから提供された情報を使用して回答を生成しますが、特に敏感な情報は適切に取り扱われるべきです。会議で個人情報や機密情報が共有された場合、それらの情報をトランスクリプトから取り除き、ChatGPTに入力されないように注意する必要があります。

ChatGPTを利用して、トランスクリプトから個人情報を取り除くよう、プロンプトで指示することは可能です。しかし、完全に取り除けているかは保証の限りではありませんので、現状ではいずれにせよ目視による確認は必要となるでしょう。

悩ましいのは機密情報です。機密情報は個人情報と異なり、その情報を見ただけでは、それが当社にとって機密であるか否かは、関係者にしか判別できないためです。機械的なフィルタリングができない以上、従業員に機密情報を入力しないよう周知徹底するか、入力前に機密情報の責任者が目検でチェックする他に手段がありません。

4.3. AIの理解能力の限界

AIは強力なツールである一方で、その理解能力には限界があります。

ChatGPTのような自然言語処理AIは、ユーザーが提供した情報を元に回答を生成しますが、前提となる情報が不完全または曖昧な場合、AIが生成する回答もそれに影響を受けます。

したがって、ChatGPTに命令を与える際は、前提とすべき情報を不足なく入力した上で、明確な指示を与えることが重要です。

5. ChatGPTによる議事録作成によって変わる会議のあり方

5.1. 自動化される業務と人間の役割

AI、特にChatGPTのような強力な自然言語処理ツールの導入により、会議の運営や議事録作成などの業務が自動化されるようになり、人間の役割が変わって行くことは間違いありません。ここまで見てきたように、議事録作成のような手間のかかる作業はAIに任せられるようになりました。加えて、AIを会議の準備段階から活用すれば、効率的なアジェンダ作成を支援することも可能です。これによって、人間はより高度な判断を必要とする作業に集中することができます。

5.2. 会議の質を高めるためのChatGPTの活用

ChatGPTは、会議の準備、運営、フォローアップの各段階で活用することで、会議の質を高める可能性があります。たとえば、ChatGPTは、議事録を自動的に要約し、主要なアクションアイテムを特定することができます。これにより、参加者全員が議論の要点を理解し、次に何をすべきかを明確にすることができます。また、目的・到達したいゴールから自動的にアジェンダを作成する能力も持っており、これにより次回の会議がスムーズに進行し、必要なトピックをもれなくカバーすることができます。

5.3. ChatGPTが変えるこれからの会議

ChatGPTのようなAIツールの導入により、これからの会議は大きく変わる可能性があります。議事録作成やアジェンダ作成などの自動化により、会議の準備とフォローアップが効率化され、会議時間の短縮や参加者の負担軽減が可能となります。

議事録の作成をはじめとする会議運営業務は、重要な作業であることは間違いありません。しかし、これまで、会議にまつわる様々な事務作業に要する時間があまりにも膨大で、成果とアンバランスな側面もあったことは否めませんでした。今後、ChatGPTを活用して所要時間を大幅に短縮し、従業員の生産性を向上させれば、会議がもっとカジュアルに開催でき、その成果を今まで以上に生かすことができるはずです。

「会議はできるだけ減らすべきもの」という考え方もある中で、ChatGPTの普及が会議を減らすどころか、むしろ会議をカジュアル化することでこれを激増させる要因となる可能性もあります。これからの人間は、ひたすら人と集まり会議を行って偶発的なイノベーションを発生させることに集中し、手間がかかって面倒だった事前準備・ラップアップ・結果の共有業務はAIに任せるというワークスタイルへの変化が期待されます。