1. つまらない会議がもたらす問題

1.1 時間とお金の浪費

会議は、基本的に多くの人が参加する活動です。そのため、会議が効果的でないと、参加者全員の時間と人件費が浪費されます。

最近では、電子商取引（EC）サイト構築支援のShopifyが、会議コストを算出するツールを導入し従業員に示すようにしたことが、日本でも話題になりました。

電子商取引（EC）サイト構築支援のショッピファイ（カナダ）が会議のたびにかかる人件費を従業員に示すツールを導入した。30分の平均的な会議で700～1600ドル（約10万～22万円）というコストを意識させ、非効率の削減を促す。旗振り役の幹部に聞くと、ソニー（現ソニーグループ）創業の精神からの学びが背景にあるという。

ショッピファイ、会議のコスト明示（日本経済新聞　2023年7月19日）

こうした人件費だけでなく、

• 会議室のコスト
• 設備の費用
• 移動にかかる交通費
• 参加者が他の仕事から離れることで生じる機会費用

なども含めると、経済的な損失は甚大です。会議そのものの目的が明確でなかったり、効率的に進行されない場合、その損失はさらに増大します。

多くの場合、これは会議の質が低いために起きる問題であり、参加者が積極的に参加しない「つまらない」会議がこれに該当します。

1.2 創造性の低下

つまらない会議には、新しいアイデアや創造性が生まれにくい環境がしばしば存在します。

参加者が話に興味を持たない、または過度に形式的で硬い進行がされる場合、多くの場合、参加者は消極的な態度をとりがちです。これが長期にわたると、チームメンバーの創造性やイノベーションに対する意欲まで低下してしまいます。

さらに言えば、新しいアイデアが出ない会議は、組織の成長と進化にも悪影響を与える可能性が高いです。

1.3 チームのモチベーション低下

つまらない会議が続くと、チーム全体の士気ややる気も下がりがちです。

特に、明確な成果や結論が出ない会議が続くと、参加者は次第に会議への参加自体に疑問を持つようになります。それが長期にわたると、組織の文化自体が消極的になり、新しい挑戦や変化に対するレジスタンスが強くなってしまいます。

最悪の場合、優秀なメンバーがそのような環境に嫌気がさして退職するといった事態も考えられます。

2. 会議のエンゲージメントが高まった状態とはどのような状態か

2.1 積極的な発言と質問がある

エンゲージメントが高まった会議では、参加者が積極的に発言し、質問を投げかけます。これは単に会話が活発であるだけでなく、参加者が議題や議論に真剣に取り組んでいる証拠です。

質の高い質問や意見が多いと、それが他の参加者にも刺激となり、全体のエネルギーレベルが高まります。さらに、積極的な発言が増えることで、会議の目的達成もスムーズに進む可能性が高くなります。

2.2 聴き手の姿勢が前向き

参加者が真剣に耳を傾け、話を理解しようとする姿勢も、エンゲージメントが高い証拠です。このような姿勢があれば、提案されるアイデアや意見がより深く考慮され、精度の高い議論と結論が可能となります。

また、真剣に話を聴く姿勢は、発言者にも自信を与え、より有意義な内容の共有を促します。

2.3 進行に対するフィードバックと改善提案がある

会議中や会議後に参加者から具体的なフィードバックや改善提案がある場合、それは会議のエンゲージメントが高いと言えるでしょう。このような活動は、参加者が会議に関心を持っているだけでなく、その質を向上させようという意欲があることを示しています。

フィードバックは即座に行動に移されるべき項目であり、それが実行されることで会議の質が次第に高まります。

2.4 協力的な行動と他者へのサポートがある

参加者がお互いに協力し、必要なサポートを提供する場合、それはエンゲージメントが高い証です。質問に対する明確な答えを提供したり、議論を深めるための資料を共有したりすることで、全体としてより建設的な会議になります。

2.5 実行意欲と責任感が共有されている

会議での議論が具体的な行動計画に落ち着き、その責任が明確になる時、エンゲージメントは非常に高いと言えます。参加者が責任を持って行動する意欲を示すことで、会議はただの「話し合い」から「行動の指針」に変わります。

2.6 欠席者が少ない状態が継続される

頻繁に欠席者が出るようでは、会議の重要性が低いという印象を与えかねません。対照的に、ほとんどの人が継続して参加している会議は、その重要性と価値が共有されている証拠です。

2.7 会議目的と個々の議題との整合性がとれている

会議の目的と議題が明確で、それに沿った進行がされている場合、参加者はその会議が無駄でないと感じます。それがエンゲージメントを高め、更に高品質な議論と結論をもたらします。

3. 会議への参加意欲を高める実際の方法

3.1 ストーリーテリングで会議を始める: 物語の力で関心を引きつける

会議の初めに、関連する興味深いストーリーや事例を紹介することで、参加者の関心を引きます。これは、テーマや目的に対する理解を深めるだけでなく、参加者が話に感情的に投資する機会を作ります。

例えば、新製品の開発についての会議であれば、その製品が解決する具体的な問題についての短いストーリーを始めに語ることができます。

この方法は、単に目的やアジェンダを並べるよりも、参加者が積極的に参加する確率を高めます。

3.2 ゲーミフィケーション要素の導入: 議論を「遊び」に変える

参加者がアクティブに議論に参加するためのインセンティブを作る方法として、ゲーミフィケーションを取り入れることがあります。

例えば、最も良いアイデアを出した人には小さな賞品が出る、といった具体的なルールを設定することで、人々が積極的に発言しやすくなります。

このようにして、会議が単なる「仕事」ではなく「遊び」の要素も取り入れられると、参加者のエンゲージメントは大きく高まります。

3.3 ミニワークショップ形式の導入: 手を動かして考える

話すだけでなく、何かを「作る」活動を会議に取り入れると、参加者はより積極的になります。例えば、

• ブレインストーミングの後に、出たアイデアを使ってプロトタイプを作って動かしてみる
• 意見やアイデアを口で言うだけでなく、ポストイットに書いてホワイトボードに貼り、グルーピングする

こうした小さなワークショップの時間を設ける方法があります。参加者が自分たちのアイデアが具体的な形になる過程を見ることで、より一体感を感じやすくします。

3.4 アンケートやフィードバック: 会議内でのリアルタイムな調整

会議中にアンケートやフィードバックを取る技術を使えば、参加者が会議の流れに直接影響を与えられるようになります。これは、参加者が自分の意見や感想が大事にされていると感じやすい方法です。

特に、オンラインツールを使えば簡単に実施でき、リアルタイムで結果を共有することができます。

3.5 ローテーション・モデレーター制: 参加者全員が進行役に

会議の進行役を参加者全員で順番に務める「ローテーション・モデレーター制」を導入すると、会議が一方的なものでなく、参加者全員の協力によって成り立っているという意識が高まります。これにより、会議への参加意欲と責任感が高まります。

3.6 アジェンダプレビューとタイムボックス: 予測可能な時間管理で安心感を

会議のアジェンダとそれぞれの項目に割り当てる時間（タイムボックス）を明確にすることで、参加者は何がどれだけの時間で議論されるのかを把握でき、安心感が生まれます。特に、この情報を事前に共有しておくと、参加者は会議に対する心の準備ができ、積極的な参加が促されます。

4. デジタルツールを活用して会議を効率化

4.1 会議にかかっているコストを可視化する

冒頭紹介したShopifyは、自ら「Shopify Meeting Cost Calculator」という名のChrome拡張ツールを開発し、Google Calendarに全ての会議の人件費を表示させるようにしました（参考記事：‘Time is money’: Shopify calculator shows how much unnecessary meetings really cost the company）。

Shopifyでは、こうしたツールによってコストを可視化し、無駄な会議を減らす取組みを「Chaos Monkey」と名付け、全社の重要戦略と位置付けています。

4.2 デジタルツールで意見を集める

デジタルツールを使用して、会議前や会議中に意見や提案を集めることで、会議の効率を大幅に上げることができます。

SlackやGoogleフォームを使って、事前に議題に関する意見や質問を募ると、会議自体がスムーズに進行します。このような準備をすることで、参加者は事前に考えを整理でき、会議中はより具体的な議論ができます。

さらに、これらのデジタルツールはリアルタイムでのフィードバックも可能にしてくれるため、参加者全員が積極的に議論に参加できる環境を作り出します。

4.3 ウェブ会議でも活気を保つ工夫

ウェブ会議が一般化するにつれて、参加者が物理的に離れた場所にいる場合でも、会議の質を保つ方法が求められています。

ビデオ会議ツールにはブレイクアウトルーム（小部屋）機能があり、これを利用して小グループでのディスカッションを行うと、会議が活性化します。

また、ウェブカメラを有効にして顔を見せる文化を作ることで、非言語的なコミュニケーションも豊かになり、より人間味のある議論が可能になります。

4.4 データで会議の成果を確認

会議が終わった後も、その成果をしっかりと測定し、次に生かすことが重要です。会議の目的に対してどれだけ達成できたのか、アンケートやフィードバックツールを用いて数値化することができます。

これにより、次回の会議で改善点を明確にし、より効果的な会議を計画する基盤ができます。特に、データ分析ツールを使えば、参加者のエンゲージメントや意見の傾向を深堀りでき、より具体的なアクションプランを作る助けとなります。

5. 結論: 人々が参加したくなる会議の設計

5.1 会議のエンゲージメントを定期的に評価する

会議が本当に効果的かどうか、定期的な評価が必要です。評価の目的は、参加者のエンゲージメントが高まっているか、低下しているかを把握することです。

具体的には、会議直後に短いアンケートを行ったり、月に一度のレビュー会議を設けたりします。その結果をもとに、会議のフォーマットや進行方法、議題の設定などを見直すことで、より参加意欲が高まる会議に近づけます。

この定期的な評価は、会議そのものを改善するだけでなく、参加者が自らの意見やフィードバックを会議に反映させられるチャンスでもあります。

5.2 一人ひとりに役割と責任を明確にする

会議における参加意欲は、一人ひとりが明確な役割と責任を持っているときに最も高まります。具体的なタスクや発表を任されることで、その会議に自ら何をもたらせるかがはっきりします。これが、ただ座って聞いているだけの受動的な参加とは大きく異なります。

「今日の会議ではこの点について調査した結果を発表してください」と事前に依頼することで、その人が会議で積極的に発言する機会が増えます。

5.3 継続的なフィードバックと改善のサイクルを確立する

会議が一度成功したからといって、そのままの形で続けるのはリスクがあります。参加者の興味や業務の状況は日々変わるものですから、会議もそれに適応していく必要があります。

そのためには、定期的なフィードバックと改善のサイクルを確立することが重要です。会議後に参加者からの意見を集め、それを次回の会議で反映させる。この繰り返しを通じて、常に最適な会議を目指すべきです。

5.4 デジタルツールで効率と参加意欲を向上させる

前述の「デジタルツールを活用して会議を効率化」でも触れましたが、デジタルツールは会議をより効率的で魅力的なものに変える大きな手段です。

• リアルタイムでのアンケート
• デジタルホワイトボードの活用
• 議事録の自動生成

など、多くの作業を効率化できます。また、これらのツールを活用することで、会議が単なる「話す場」から「共創の場」へと変貌します。

5.5 会議文化の育成とチームビルディングを重視する

最後に、会議そのもの以上に重要なのが、その会議が培う文化とチームビルディングです。単に効率的な会議を行うだけでなく、会議を通じてチーム内の信頼や共感を高めることが大切です。

そのためにも、会議での賞賛や感謝の表現、成功体験の共有など、ポジティブなコミュニケーションを心がけましょう。これらが積み重なることで、自然と参加意欲が高まり、更にはチーム全体のパフォーマンスも向上します。