「サボる」べき会議とは？

会議が時間の無駄になるケース

「サボる」べき会議とは、他の参加者にとって自分が出席する必要がないことに加え、自分にとっても出席する価値がない会議です。ビジネスパーソンにとって、生産性が低いと感じる業務のトップに会議が挙がることに、異論を挟む人はいないはずです（参考記事：ビジネスマンの約7割が業務における生産性の低さを実感！最も生産性向上を妨げていると感じる業務は「会議」）。

「サボる」べき会議には、以下のような特徴があります。

• 目的が不明確: 会議の目的が不明確な場合、参加者は何を達成すべきか理解できません。もちろん、自分が出ても成果をフィードバックすることは難しいでしょう。
• アジェンダがない: アジェンダが設定されていないと、会議は方向性を失いがちです。本当に重要な会議であれば、アジェンダがしっかりと設定されているはずです。
• 自己の責任業務と関連性が低い: 自分の仕事と直接関係ないテーマの会議は、基本的に時間の無駄になります。
• 決定権がない:会議とは、本来決定権がある人による意思決定をサポートするための、その人にとって有益な情報共有・意見交換の場であるべきです。決定権がない人々が多く参加すると、結論が出にくく、人が増えれば増えるほどブレーキを踏む意見だけが増えて、先に進まない原因となります。
• 情報共有だけ: 情報共有だけで終わる会議は、Eメールでの報告や議事録を確認するだけで十分な場合が多いです。

このような会議を、ほかの重要な用件を優先してあえて「サボる」ことも、一考に値します。

会議に出ることによって発生する「隠れたコスト」

会議に出席するコストは、時間だけでは計れません。以下のような「隠れたコスト」が存在します。

• 資料の準備と後処理: 会議に必要な資料の準備や、会議後のアクションアイテムの整理も、労力が必要です。
• 集中力の途切れ: 会議によって業務が中断されることで、一つのタスクに集中する時間が減少します。短い時間であっても多くの会議に出ると、タスクを一つ完了するのに要する時間が増加します。
• ディシジョン・ファティーグ: 一日に多くの会議に出席すると、それぞれでの意思決定により「ディシジョン・ファティーグ（意思決定疲労）」が生じやすくなります。これが続くと、質の高い意思決定が難しくなる場合があります。

不必要な会議は正当な理由があれば積極的に欠席しよう

ビジネスの現場で「時間は金なり」とよく言われますが、これは会議にも当てはまります。不必要な会議を欠席することで、その時間をより価値のあるタスクに割くことができます。

ここで重要なのは「正当な理由」です。自分の役割にとってその会議が不必要であると判断できる明確な根拠がある場合、その会議を積極的にスキップすることが、時には生産性を高める近道です。

• 優先度の高いタスク: 緊急かつ重要な仕事が控えている場合、その時間を有効に使うべきです。
• ROI（投資対効果）: 会議に出席する時間とエネルギーを、他のタスクに投資した場合のリターンが明確に高いとわかれば、代わりの手段を探してそのあてをつけた上で、会議をスキップすべきです。

このように、不必要な会議は正当な理由があれば積極的にスキップし、その時間をより価値のある作業に使うことで、全体としての生産性と効率性を高めることが可能です。

会議を欠席する前に確認すべきポイント

自分の役割と会議の関連性

会議を欠席する前に最も重要なのは、自分の役割とその会議の関連性をしっかりと確認することです。特に次のような点を考慮します。

• 決定権: その会議での決定に自分が影響を与える、あるいは影響を受けるか？
• 専門知識: 自分が持っている専門的な知識やスキルが、会議の議論や決定に必要か？
• 情報の価値: 会議で共有される情報が、自分の現在のプロジェクトや将来の業務にどれだけ価値をもたらすか？

この「情報の価値」については、会議で得られる情報が直接自分の仕事に活かせるものなのか、それとも間接的な関連性しかないのかを考慮する点です。

代理人を立てられるか？

会議に出席できない場合、代わりに出席できる人（代理人）を立てることができるかどうかも重要なポイントです。代理人を立てる際の注意点は以下の通りです。

• 情報の整理: 代理人が会議で適切に自分の立場を代弁できるよう、必要な情報と指示を明確にしておく。
• 事前の打ち合わせ: 会議の目的、アジェンダ、期待されるアウトカムについて代理人と事前に確認しておく。
• 後処理: 会議後には代理人からのフィードバックを受け、必要なアクションを確認する。

このようにして、代理人を効率的に活用することで、自分自身の時間を他の重要な仕事に使えます。

事前に準備すべき資料はあるか？

欠席する場合でも、会議に必要な資料を準備する責任がある場合があります。このような場合、次のような点に注意します。

• 資料の完全性: 会議の目的とアジェンダに合わせて、必要な資料を準備する。
• タイムリーな提供: 会議の時間よりも前に資料を完成させ、関係者に配布する。
• 資料の説明: 資料には必要な説明や注釈をつけ、疑問点や不明点が出た場合に備える。

資料をしっかりと準備することで、会議の質を高め、自分が出席していなくてもスムーズに進行するように貢献できます。

上手に会議を欠席する方法

事前のスケジュール調整

会議を欠席する場合、最初に行うべきは事前のスケジュール調整です。このステップでは、以下のような要点があります。

1. 会議の日程確認: 会議の日程が確定する前に、自分のスケジュールを確認し、会議が他の重要な予定と重なっていないかをチェックします。
2. 早めの連絡: 可能な限り早く欠席の意志を関係者に伝えます。これにより、他の参加者や主催者が調整しやすくなります。
3. 代替の提案: 自分が出席できない場合、別の日程やオンラインでの参加、または代理人の派遣を提案します。

早めの行動と明確なコミュニケーションによって、スムーズにスケジュール調整が行えます。

コミュニケーションと合意形成

次に重要なのが、コミュニケーションと合意形成です。欠席する理由とその影響をしっかりと伝え、理解を得る必要があります。

1. 明確な理由の提供: 欠席の理由を明確かつ具体的に伝えます。抽象的な理由では説得力がありません。
2. 影響の説明: 自分が欠席することで生じる影響（ポジティブな影響も含む）を説明します。これにより、他の参加者も状況を理解しやすくなります。
3. 合意の確認: 最後に、主催者や他の重要な参加者から合意を得ることを確認します。

このプロセスを通じて、他の人々との認識を一致させ、会議の欠席がスムーズに行われるようにします。

確認とフォローアップ

会議を欠席した後も、必要な確認とフォローアップが必要です。

1. 会議の結果の確認: 会議が終わったら、その結果や議論の要約を速やかに確認します。
2. アクションアイテムの確認: 自分に関連するアクションアイテムや決定事項があれば、それを確認し、必要な行動を起こします。
3. 感謝の表明と次回の調整: 欠席を受け入れてくれた人々に感謝の意を示し、次回の会議には出席するよう調整します。

このような確認とフォローアップを行うことで、会議を欠席したことによる情報のギャップや認識のズレを最小限に抑えます。

会議を欠席する口実10選

1.「現在、緊急のインシデント対応が必要です」

この口実は、企業で何らかの緊急のインシデント（システムダウン、セキュリティ侵害、クライアントからの緊急のクレームなど）が発生した場合に非常に有効です。こういった緊急の状況では、速やかな対応が求められるため、他の会議や予定をキャンセルしてでも対応する必要があります。

2.「その日は外部との重要な商談があります」

新しいビジネスチャンスやクライアントとの大事な商談がある場合、この口実は非常に有効です。商談の重要性と、その成果が会社に与えるであろう影響を簡潔に説明することで、他の人も納得しやすくなります。

3.「その時間に他の重要な会議があります」

この理由は、既に別の会議や重要なイベントが予定されている場合に有効です。ただし、どの会議がより優先度が高いかを判断する際には、その会議で何が決定されるのか、どれだけ影響があるのかを考慮することが重要です。

4.「その日程は出張予定です」

ビジネス出張がある場合にはこの理由が適用されます。出張の目的とそのビジネスインパクトを説明することで、他の参加者も納得しやすくなります。

5.「締切が迫っている重要なレポート作成があります」

この口実は、締切が近いというプレッシャーと、そのレポートの重要性が高い場合に特に有効です。この理由を使う場合は、レポートの主題とその締切、そしてなぜそれが重要なのかを短く説明することが望ましいです。例えば、重要なクライアントへの提出が必要なレポートや、経営陣に提出する財務レポートなどが該当します。このように具体的な背景を説明することで、会議を欠席する理由としての説得力が高まります。

6.「その時間帯はずらせない一対一の面談が入っています」

部下との一対一の面談や、応募者との採用面談、他の重要なステークホルダーとの個別の会話が予定されている場合に使える口実です。その面談の目的と重要性を説明することが望ましいです。

7.「私の専門外のようですので、他の専門家を紹介します」

会議のテーマが自分の専門外である場合、この口実は有効です。さらに、そのテーマに詳しい専門家を紹介できると、非常に説得力があります。

8.「家庭の事情でその時間には出席できません」

家庭の緊急事態や、子供の学校行事などで出席できない場合に有効です。プライベートな事情であれば詳細は不要ですが、事前に伝えることが重要です。

9.「健康診断の予約が入っています」

健康診断や医療の予約は通常、日程が固定されており変更が難しいため、この口実は有効です。健康を優先することの重要性を簡潔に伝えれば、ほとんどの場合で理解されます。

10.「その時間には既にスケジュールが入っています」

この口実は非常に一般的で、特定の理由を挙げたくない場合にも使えます。ただし、既にスケジュールが埋まっているという状況を説明する場合、他の重要なタスクがあることを簡潔に伝えると良いでしょう。

まとめ

不必要な会議を「サボる」ことは悪いことではない

この記事を通じて、会議を効率的にスキップする方法について多くを学びました。まず、自分がその会議に何をもたらし、また何を得られるのかを評価することが重要です。

次に、自分が会議に出席しない場合の影響と、それをどのように最小限に抑えるかについて考えます。具体的な口実や理由で欠席する場合には、その理由が説得力を持つように工夫が必要です。

そして最後に、会議を欠席した後のフォローアップを怠らないようにすることが重要です。

欠席の際に考慮すべきポイント

会議を欠席する際には、いくつかの重要なポイントがあります。

第一に、会議の目的と自分の役割、そしてその会議での重要性を理解することです。第二に、欠席の事前通知と、可能であれば代理人を立てること。そして第三に、会議に必要な資料や情報を事前に準備する責任も重要です。

これらを考慮することで、他の参加者や主催者からの理解も得やすく、スムーズに会議を欠席することができます。

上手に会議を「サボる」ためのアクションプラン

これからは、不必要な会議を効率的にスキップし、それによって得られる時間を他の優先度の高いタスクに割り当てる計画を立てましょう。

まず、今後1週間～1ヶ月の間に予定されている会議をリストアップし、それぞれの会議での自分の役割と重要性を評価してみてください。次に、欠席することを決定した会議については、事前に通知し、必要な資料や情報を準備するようにします。最後に、会議後のフォローアップも忘れずに行い、必要な情報をキャッチアップするようにしましょう。