1. 議事録とは

まず、議事録とは何かについて、その重要性・目的・良い議事録の特徴に分けて確認をしていきます。

1.1 議事録の重要性

会議の進行を効率的にするためには、議事録の存在が非常に重要です。議事録は、会議の内容をまとめ、参加者や関係者に会議の詳細を伝える役割を果たします。それにより、全員が同じ情報に基づいて、必要な行動を取れるようになります。

また、議事録は、会議で決定した事項やアクションプランを記録し、それを後で確認することも可能にします。これは、何が決定され、誰が何をすべきか、という明確な情報を提供します。そのため、議事録は、全体のコミュニケーションをスムーズにし、会議の生産性を高める重要なツールと言えるでしょう。

1.2 議事録の目的

議事録の目的は、会議の内容を記録し、その情報を明確に共有することです。具体的には、以下の3つの主要な目的があります。

1. 参加者間の情報共有：議事録は、会議に参加した全員が同じ情報を共有し、会議においてそれぞれが何をすべきかを理解するための手段となります。
2. 後から内容を確認するための記録：会議中に決まったことや、課題、決定事項を後から確認できるようにするため、記録としての役割があります。
3. 不在者への情報伝達；会議に出席できなかった人・召集しなかった人へも、議事録を通じて情報を共有できます。これらの目的を達成するためには、議事録が明瞭でわかりやすいことが求められます。

1.3 良い議事録の特徴

良い議事録の特徴として以下4つ挙げられます。

1. 明確である：会議で話されたこと、決まったこと、それに対するアクションプランを明瞭に記述し、誰が見ても理解できる形になっていることが求められます。
2. 簡潔である：余分な情報を排除し、必要なポイントだけをシンプルにまとめます。このためには、情報の整理と要約のスキルが必要となります。
3. 事実と意見が区別されている：例えば、「プロジェクトは遅れている」という事実と、「プロジェクトが遅れているのはA部署のせいだと思われる」という意見は別物です。前者は確認できる事実であり、後者はその因果関係について裏付けがなければ主観的な見解です。
4. 読み手の視点で整理されている： 参加者が何を知るべきか、何を行うべきかを明確に理解できるように、読み手の視点で情報を整理しましょう。

2. 議事録の作成：基本スキル

議事録の作成には、いくつかの基本スキルが必要です。特に、リスニングとノート取りのテクニック、重要なポイントを抽出するコツ、フォーマットと構成の考え方などについて理解しておくとよいでしょう。

2.1 議事のリスニングとノート取りのテクニック

議事録作成の最初のステップは、会議の内容を正確に理解することです。それには、リスニングスキルが必要です。しかし、会議はリアルタイムで進行するため、すべての情報を完璧に記憶するのは難しいです。

ここで役立つのがノート取りのテクニックです。リスニングとノート取りを同時に行うことで、会議の内容を効率的にキャッチし、それを議事録に反映させることが可能になります。ノート取りの際には、重要なポイントを抽出し、それを短く簡潔に書き留めることが重要です。会議の中での具体的な発言の抽象度を上げ、要約します。

2.2 議事録に重要なポイントを抽出するコツ

会議では多くの情報が飛び交いますが、そのすべてが議事録に必要なわけではありません。重要なポイントを見つけ出し、それを議事録に反映する能力が求められます。

それには、話の流れを追いながら、

• 主要な意見
• 新たなアイデア
• 決定事項
• アクションプラン

など、後で参照する必要があると思われる情報に注目して整理・分類することが重要です。また、このスキルは、会議の参加者が何を知りたいのか、何を行うべきなのかという視点から考えることで、さらに磨かれます。

2.3 議事録のフォーマットと構成

議事録のフォーマットや構成は、その読みやすさや理解しやすさに直接影響します。議事録を作成する際には、全体の流れを踏まえ、それぞれの項目をどのように配置するかを考えることが重要です。

一般的には、

• 会議の日時、開始時間と終了時間
• 出席者の名前
• 議題
• 各議題に対する主要な意見やアイデア、決定事項、アクションプラン

といった項目を記載していきます。これにより、読み手が議事の内容を理解しやすくなります。

3. 効果的な議事録の書き方

議事録の作成スキルを磨くためには、効果的な議事録の書き方について理解することが重要です。事実と意見の分離、決定事項とアクションプランの明記、曖昧な表現の避け方といったテクニックを身につけましょう。

3.1 事実と意見の分離

会議で話される内容には、事実と意見が混在します。これらを明確に分離し、議事録に記載することが重要です。

事実は、客観的な情報やデータ、行われた行動、決定された事項などを指します。一方、意見は、個々の人が持つ見解、解釈、提案などを指します。事実と意見を分離することで、議事録はより明確かつ公正になり、会議の参加者が同じ認識を持つことが可能になります。

3.2 決定事項とアクションプランの明記

会議の結果として最も重要なのは、決定事項とその反映したアクションプランです。これらは明確に記述し、議事録の中でも特に目立つ位置に配置することが推奨されます。

具体的には、誰が何をいつまでに行うのかというアクションプランを詳細に記述します。また、この部分には、それぞれのアクションがなぜ必要なのか、どのような目的を持つのかという背景情報も付け加えるとよいでしょう。

3.3 曖昧な表現の避け方

議事録は、参加者間の共通認識を形成するための重要なツールです。そのため、曖昧な表現や誤解を招く可能性のある表現は避けるべきです。

具体的な事例やデータを引用し、被りや誤解を避けるよう努めましょう。また、用語や専門用語については、すべての参加者が理解できるように説明を加えることも重要です。

4. 議事録の活用方法

議事録をただ作成するだけでなく、その活用方法についても理解しておくと、議事録の価値がさらに高まります。

具体的には、チーム内での共有方法、アクションプランへの反映、議事録を活用した会議の改善といった点について考えてみましょう。

4.1 チーム内での共有方法

議事録は、会議の結果を全員で共有するための重要なツールです。そのため、チーム内での共有方法についても考慮する必要があります。

共有の方法としては、

• メールで送信する
• 共有ドライブにアップロードする
• 専用のツールを使用する

など、チームのニーズに合わせて適切な方法を選択します。さらに、議事録を共有した後は、全員がその内容を理解しているかを確認し、必要であれば補足説明を行うとよいでしょう。

4.2 アクションプランへの反映

議事録の中で最も重要な部分は、決定事項とアクションプランです。これらを明確に記述し、それをチーム内で共有することで、全員が何をすべきかを理解できます。

その後、それぞれのアクションプランを自分のタスクリストに反映し、それに取り組むことで、会議で決定した事項を具体的な行動に移すことが可能になります。

4.3 議事録を活用した会議の改善

議事録は、会議の効率を向上させるためのツールでもあります。議事録を見直すことで、会議の進行の問題点や、話が逸れてしまった点などを確認できます。これらの情報を基に会議の進行方法を改善することで、より効率的な会議を実現できます。

実際、議事録を画面に投影しながら会議を進めると、議論が本来の議事からそれた時にそのことが画面上でも明らかになります。議事に残す価値がないためです。議事録に残らない議論は、ビジネスの成果につながらないただのおしゃべりにすぎません。そのことに参加者全員が気づけるようになるだけでも、議論の進め方を見直すきっかけになります。

5. 議事録作成の際のトラブルとその対処法

議事録作成には、さまざまな課題があります。それぞれの課題に対する具体的な対処法について見ていきましょう。

5.1 発言者が早口で聞き取りにくい時の対処法

会議では、話す人の話し方や速さにより、内容を完全に理解するのが難しい場合があります。このような場合、議事録作成者は適時に発言者に対して、ゆっくりと話すように依頼することが重要です。

また、話の要点やキーワードを聞き逃した時のために、録音をしておくことも重要です。ウェブ会議システムを利用している場合には、録音録画がシステム上でできるだけでなく、発言を自動的にテキストに書き起こしてくれるものもあります。

5.2 議事録の作成に時間がかかる場合の対処法

議事録の作成に時間がかかる場合、その原因と対処法を理解することが重要です。時間がかかる原因としては、情報の整理がうまくいかない、議事録のフォーマットが適切でないなどが考えられます。

これらの問題を解消するためには、リスニングスキルやノート取りのテクニックの向上、効果的な議事録のフォーマットの導入などが有効です。また、専門的な議事録作成ツールを利用することも一つの方法として考えられます。

5.3 議事録が長文になりがちな時の対処法

議事録が長文になりがちな場合、その原因としては、重要な情報とそうでない情報の区別がつかない、要点を短くまとめる能力が不足しているなどが考えられます。

これらの問題を解消するためには、議事録作成のための基本スキルの習得と実践が重要です。また、議事録を読む人の視点に立って、どの情報が必要でどの情報が不要かを常に考えることも大切です。