1. 会議の目的の明確化

会議は時間とリソースを必要とします。だからこそ、効果的な会議を進行するためには、その目的を明確にすることが重要です。

1.1 目的別の会議タイプの理解

会議の目的によって、最適な会議の形式は異なります。

• 報告や連絡をするための会議
• アイデアを出す会議
• 問題を発見するための会議
• 問題を解決するための会議

それぞれの会議タイプが持つ特性を理解し、適切な形式を選択することで、会議の効果を高めることができます​1。

1.2 SMARTな目標設定

SMARTとは、以下5つの項目のアルファベット頭文字を取った、目標設定のフレームワークです。

• 具体的（Specific）
• 測定可能（Measurable）
• 達成可能（Achievable）
• 関連性（Relevant）
• 時間制限（Time-bound）

会議の目的もSMARTに設定し、具体的で達成可能な結果を目指すことで、参加者全員が同じ方向を向くことができます。

1.3 会議の必要性の再評価

全ての情報共有や議論が会議を必要とするわけではありません。メールやチャットで十分共有可能な情報や議論もありますです。また、全員が参加する会議よりも、関連部署とその責任者だけで解決できる問題もあります。

会議を開く前に、その必要性を再評価し、最適なコミュニケーション手段を選びましょう。

2. 適切な参加者の選定

次に、適切な参加者を選定し召集します。会議の成果は参加者の選定に大いに影響されます。そのため、会議の目的に沿った適切な参加者を選ぶことが重要です。

2.1 役割や責任に基づく参加者の選定

会議の目的や議題に関連する役割や責任を持つ人々を選ぶことで、具体的なアクションを生む可能性が高まります。

例えば、意思決定を必要とする議題には、決定権限を持つ人々を招待することが重要です。また、新しいアイデアを必要とする議題には、専門知識を持つ人々や異なる視点・多様性を重視して参加者を招待するべきです。

2.2 参加者の準備状況の確認

参加者が会議の議題や目的を理解し、適切に準備をしているか確認することも重要です。これにより、会議での議論が深まり、具体的なアウトプットが出やすくなります。

事前に議題と資料を共有し、必要ならば準備を促すことが有効です。

2.3 関連性の低い参加者の削減

会議に参加する人々の中には、議題と直接関係のない人々が含まれることがあります。これらの人々を会議から除外することで、会議の効率を上げることができます。

一方で、除外された人々が後で必要な情報を受け取るための手段を提供することも忘れてはなりません。

3. 事前に用意しておくべき資料の整備

会議の進行をコントロールし、より良いアイデアや決定を生み出すためには、そのヒント・根拠・ガイドとなる資料の準備ができているかがポイントになります。

3.1 議題に沿った資料の準備

会議の目的と議題に沿った資料の準備は、会議の生産性を高めるために重要です。会議の目的や議題を確認し、それらを達成するために必要な情報を集め、整理しましょう。

会議の資料は、参加者が情報を理解しやすいように、ビジュアル（図表、グラフなど）を活用すると良いでしょう。

3.2 データや事例の活用

データや事例を活用することで、会議の議論が客観的なものになります。

具体的な数字や事例を提示することで、議論が具体的になり、意思決定がスムーズに進むでしょう。また、参加者が同じ認識を持つための共通の基盤を提供することも可能となります。

3.3 資料の共有方法の選定

会議の資料は、会議前に共有することが理想的です。これにより、参加者は会議の内容を事前に把握し、会議の議論に準備することができます。

資料の共有方法としては、

• メール
• チャット
• クラウドストレージ
• 会議ツールのファイル共有機能

などがあります。選定する際は、参加者が容易にアクセスでき、かつ安全な方法を選ぶことが重要です。

4. 効果的な議題（アジェンダ）の作成と共有

議題（アジェンダ）とは、会議で討議される内容の題目・見出しです。議題が明確でないと、会議は方向性を失い、生産性が低下します。議題の作成と共有は、会議の成功を確保するための最も重要なステップです。

4.1 議題の目的と重要性

議題は、会議の流れを明確にし、参加者が会議の目的と期待される結果を理解するためのガイドです。従って、議題が事前に明確にされていない会議は、すべて無駄な会議と言っても過言ではありません。

議題（アジェンダ）設定の重要性については、カイギのリ・デザインの記事「会議の効率化のための5つの基本ルール」にも詳しくまとめています。参考にしてください。

4.2 議題の作成

議題作成時には、以下の要素を考慮すると良いでしょう：

• 議題: 会議で議論する主要なトピックをリストアップします。
• 目的: 各議題について、会議で達成すべき具体的な目標を設定します。
• 時間配分: 各議題について、討論のための時間を割り当てます。これにより、会議が時間内に終了することを保証します。
• 議論のリーダー: 各議題について、その議論を主導する人物を指定します。これは、議論を適切に進行させ、時間内に終わらせる責任を持つ人物です。

4.3 議題の共有

議題は、会議の開始前に参加者全員と共有することが重要です。これにより、参加者は議論に対して事前に準備する時間を確保でき、会議がスムーズに進行する可能性が高まります。

また、事前に参加者からフィードバックや要望を得ておくことで、必要に応じ議題を調整することも可能になります。

5. 会議の進行方法とツールの選定

会議の進行方向と、その進行方法にフィットするツール選びは、会議の生産性向上に欠かせません。特にツールの導入には時間がかかりますので、前もって計画的に準備しておきましょう。

5.1 会議の進行方法

会議を効果的に進行するためには、明確な進行方法を設定することが重要です。これには以下のような項目が含まれます：

• 議論の形式: フリーフォームの討論、順番に発言する方式、あるいはモデレーターが質問を投げかける方式など、議論の形式をあらかじめ決定しておくと、会議がスムーズに進行します。
• 意思決定のプロセス: 意見が分かれる場合の意思決定方法を明らかにしておくことが重要です。これには多数決、合意形成、または指名された人（例えば、会議のリーダー）が最終的な決定を下すといった方法があります。
• 議論の記録: 会議の内容を記録し、後から確認できるようにするためには、議事録の取り方を決めておくことが必要です。

5.2 会議のツールの選定

現代のビジネスでは、様々な会議ツールが利用可能です。これらのツールは、会議の運営を容易にし、参加者のエンゲージメントを高めるのに役立ちます。

• ビデオ会議ツール: Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどのビデオ会議ツールは、リモートでの会議を可能にします。これらのツールは、画面共有、録画、チャット機能など、会議を効果的に進行するための多くの機能を提供します。
• コラボレーションツール: Slack、Asana、Trello、Fellowなどのコラボレーションツールは、チームが一緒に作業を進めるのに役立ちます。これらのツールは、タスクの割り当て、進行状況の追跡、通信のための専用チャンネルなどを提供します。
• ドキュメント共有ツール: Google Docs、Microsoft 365などのドキュメント共有ツールは、資料の共有と編集を容易にします。これにより、参加者はリアルタイムで同じドキュメントを見て議論することができます。

5.3 コミュニケーション促進のための工夫

コミュニケーションの促進は、チームの生産性と効果を向上させるための重要な要素です。以下に、コミュニケーションを促進するためのいくつかの具体的な工夫を挙げてみます。

• 会議の種類による使い分け: 会議の種類を理解し、それぞれの目的に合わせて使い分けることが重要です。
• オープンなコミュニケーションの環境の作成: チームメンバーが意見やアイデアを自由に共有できる環境を作ることが重要です。これには、相互尊重の文化の育成やフィードバックの受け入れを奨励することなどが含まれます。
• テクノロジーの利用: デジタルツールを活用することで、リモートで働いているメンバーや異なる時間帯で働いているメンバーとも効果的にコミュニケートすることが可能となります。これには、チャットツール、ビデオ会議ツール、プロジェクト管理ツールなどがあります。

6. 会議の効果測定と改善

会議の効果測定と改善は、組織の効率を高めるために必要不可欠なプロセスです。ここでは、会議後の評価基準の設定、参加者からのフィードバック収集、そして改善点の洗い出しと継続的な改善アプローチについて説明します。

6.1 会議後の評価基準の設定

会議の効果を測定するためには、まず会議後の評価基準を設定することが必要です。評価基準は会議の目的に基づいて設定され、これは会議がどのような種類であるか（報告・連絡、アイデア出し、問題発見、問題解決、コーチングなど）によって異なります​。

具体的な評価基準としては、会議の目的達成度、参加者の満足度、決定事項の達成状況などが考えられます。これらの基準を設定することで、会議がその目的を達成したか、またどの程度効果的だったかを定量的に評価することが可能になります。

6.2 参加者からのフィードバックの収集

次に、参加者からのフィードバックを収集します。これは会議の改善点や問題点を特定するための重要なステップです。

フィードバックは会議の直後に収集するのが一般的で、具体的にはアンケートやインタビューなどの方法が利用されます。フィードバックを収集する際は、匿名性を保つことでより正直な意見を得ることが可能です。また、具体的な事例や具体的な提案を求めることで、より具体的な改善策を見つけることができます。

6.3 改善点の洗い出しと継続的な改善アプローチ

最後に、収集したフィードバックと評価基準を元に、会議の改善点を洗い出し、継続的な改善アプローチを進めます。データを分析し、問題点や改善の余地がある部分を明らかにすることで、改善策を策定します。